Pentingnya Menggunakan Aplikasi Absensi saat New Normal

Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat di era digital secara tidak langsung mengubah sejumlah rutinitas sehari-hari. Sejak revolusi industri 4.0 digaungkan ke seluruh Indonesia, istilah aplikasi absensi juga ikut populer. Indonesia sebagai salah satu negara yang turut mendukung gerakan itu dan mulai terus membenahi diri untuk menyukseskan era industri 4.0. Penggunaan sistem absen online di beberapa perusahaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Metode apa pun yang Anda gunakan untuk melacak kehadiran karyawan (misalnya, kalender atau perangkat lunak kehadiran kertas), penting untuk mendokumentasikan setiap ketidakhadiran atau keterlambatan karyawan, termasuk tanggal, waktu, dan alasan untuk setiap insiden. Data ini merupakan bagian penting dari persyaratan pencatatan karyawan Anda. Anda juga harus melacak catatan tertulis, email, atau dokumen yang berkaitan dengan acara tersebut.

Anda dapat dengan cepat mendeteksi ketika ketidakhadiran karyawan menjadi masalah dengan mencatat setiap ketidakhadiran atau kedatangan terlambat dan menetapkan "kode alasan". Sebutan sederhana seperti cuti sakit, liburan, tugas juri, atau hari-hari pribadi, bersama dengan catatan yang menunjukkan apakah ketidakhadiran telah disetujui sebelumnya atau tidak, sudah cukup untuk melacak ketidakhadiran tanpa menjadi terbebani oleh detail.

Dulu, pencatatan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan secara konvensional. Ketika teknologi perlahan diterapkan dalam dunia kerja, membuat beberapa perusahaan mulai beralih ke aplikasi absensi. Namun, Apa sebenarnya aplikasi absensi itu? Simak artikel berikut ini.

Apa itu Aplikasi absensi?

Aplikasi absensi adalah pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Aplikasi absensi ini dapat dihubungkan secara real-time dengan database perusahaan yang membuat hasil pencatatannya jadi lebih akurat dan praktis. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, data absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dengan catatan kamu tetap terhubung dengan jaringan internet.

Dengan software berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan ini, aplikasi absensi dapat melakukan tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition.

Perbedaan aplikasi absensi dengan absensi Konvensional 

Terdapat beberapa perbandingan antara aplikasi absensi dengan absensi konvensional, di antaranya sebagai berikut: 

● Proses Pencatatan Kehadiran

Perbedaan pertama terletak pada proses pencatatan kehadirannya, absensi konvensional seperti mesin fingerprint memanfaatkan sidik jari yang sebelumnya sudah didaftarkan. Karyawan akan diminta untuk menyerahkan dua sidik jari yang berbeda. Lalu dari segi keamanan, alat ini terjamin keamanannya karena sidik jari tiap orang berbeda-beda sehingga tidak akan mudah dimanipulasi oleh orang lain. Akan tetapi, proses scanning membutuhkan waktu yang lebih lama dan tak jarang juga menimbulkan antrean pada jam-jam sibuk.

Sementara pada penggunaan aplikasi aplikasi absensi, proses pencatatan kehadirannya tidak menggunakan sidik jari, tetapi menggunakan foto selfie. Foto tersebut nantinya akan digunakan oleh sistem untuk input data kehadiran dari karyawan. Dari segi keamanannya pun sangat terjaga karena karyawan diharuskan membuat akun terlebih dahulu sehingga akan sulit untuk disalahgunakan.

● Sumber Energi

Absensi koonvensional seperti mesin fingerprint biasanya menggunakan listrik sebagai sumber energi untuk perangkatnya dan terkadang memanfaatkan baterai pada situasi tertentu. Tentunya yang akan menjadi kelemahan apabila terjadi pemadaman listrik pastinya perangkat akan berhenti bekerja meskipun masih bisa diantisipasi dengan pemakaian baterai.

Sumber: disway.id